La legislació catalana estableix que les administracions públiques catalanes han de disposar de sistemes de gestió documental amb la finalitat de controlar de forma eficient i sistemàtica tot el cicle de vida dels documents. És a dir, des de la seva creació, la seva incorporació, la determinació del seu accés, la seva conservació o eliminació.
La gestió dels documents inclou un seguit de processos documentals que abasten tot el cicle de vida de la documentació, des del disseny i creació dels documents fins a la seva disposició final, que pot comportar la conservació o l’eliminació d’aquests.
Els processos de gestió documental són: la Captura, el Registre, la Classificació, la Descripció, l’Accés, l’Avaluació i disposició, la Conservació, la Transferència, l’Arxiu electrònic i la Destrucció o eliminació.
Els processos relacionats anteriorment es desenvoluparan mitjançant els instruments específics e instruccions tècniques que conformaran el Model de gestió documental de l’Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda.
Les diferents unitats administratives i serveis de l’Ajuntament són els encarregats d’iniciar la tramitació dels expedients i de garantir-ne una gestió eficaç i eficient. Quan s’acaba la fase de tramitació dels expedients i es finalitzen o es tanquen d’acord amb el procediment administratiu establert, els expedients s’han de de transferir al Servei d’Arxiu i Gestió documental de l’Ajuntament (Arxiu municipal).
A l’Arxiu quan la documentació administrativa perd el seus valors primaris (administratiu, fiscal, etc), s’avalua la documentació, i un cop preceptivament avaluada, s’elimina (sempre amb una norma que ho autoritzi) o es conserva de forma permanent.
Actualment, la documentació del sistema de gestió de la documentació administrativa es gestiona d’acord amb el cicle de vida dels documents.