Les administracions públiques han de conservar els seus documents durant un període de temps establert per tal de poder retre compte de les seves actuacions davant de tercers i, a la vegada, garantir la conservació del patrimoni documental en la seva fase històrica.
Per determinar la sort, el termini i la disposició dels documents administratius cal que aquests siguin avaluats d’acord amb la normativa establerta. L’avaluació estableix quins documents es poden eliminar i quins s’han de conservar de forma permanent i, conseqüentment, formaran part del patrimoni documental.
Cap document públic pot ser eliminat sense una norma que ho autoritzi i sense seguir un procediment específic.
A Catalunya és el Conseller de Cultura de la Generalitat qui, d’acord amb les seves competències i seguint els acords de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental sobre les propostes d’avaluació que promouen els organismes, té la competència per emetre les Taules d’Accés i Avaluació Documental.
La destrucció de la documentació de l’administració pública a Catalunya està regulat pel Decret 13/2008, de 22 de gener, d’accés, avaluació i tria on es regula el procediment a seguir.
D’acord amb aquest decret l’Arxiu municipal pot eliminar certa documentació de l’administració sempre i quan aquesta estigui avaluada i tingui el seu corresponent Taula d’Avaluació Documental (TAD). L’eliminació de la documentació només la pot proposar el responsable tècnic de l’Arxiu municipal i aquesta ha de ser autoritzada pel Secretari i amb l’aprovació de l’òrgan corresponent de l’Ajuntament. Posteriorment cal que la Comissió Nacional d’Avaluació, Accés i Tria de documents (CNAATD) de la Generalitat de Catalunya emeti una resolució favorable prèvia a la seva execució.
L’eliminació de la documentació s’aplica sobretot a documentació sense cap valor històric ni cultural, i per altra banda no es pot destruir la documentació anterior a l’any 1940.
Des de l’any 2015, d’acord amb l’article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents (modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol), els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya, com a obligació de transparència, han de fer públic el registre d’eliminació de documents.
Aquest registre el podeu descarregar en PDF en el següent enllaç, així com també a l’apartat de dades obertes en un format reutilitzable.