El Quadre de classificació (QdC) de la documentació municipal és una estructura lògica i jeràrquica que recull les funcions, activitats i transaccions desenvolupades pels diversos òrgans i persones de l’Administració municipal, alhora que permet identificar i recuperar els seus documents.
És l’instrument bàsic en el qual es fonament el sistema de gestió documental d’una organització. Aquest instrument ha estat la clau de volta pels sistemes d’organització de la documentació analògica i és la pedra angular per organitzar la documentació electrònica.
El QdC permet la identificació i l’agrupació dels documents en les sèries documentals corresponents.
Des de la creació del servei d’Arxiu a l’any 1996 fins l’any 2015 es va fer servir com a model el quadre de classificació dels fons d’ajuntaments publicada pel Departament de Cultura de la generalitat de Catalunya l’any 1989. És un model de quadre funcional-orgànic, és a dir on els criteris bàsics de classificació són les funcions que legalment desenvolupen els ajuntaments, i com criteri auxiliar s’adopten els criteris orgànics, les formes d’organització interna, l’estructura administrativa i de govern. El Servei d’Arxiu ha basant-se en el model l’ha adequat a les necessitats i la realitat de l’Ajuntament de santa Perpètua de Mogoda.
A partir de l’any 2015, es va definir un nou quadre de classificació per a la gestió dels documents electrònics i per la seva implantació en les aplicacions de gestió de l’Ajuntament. Les diverses normes que desenvolupen l’administració electrònica, la peça clau en la qual s’ha d’organitzar i gestionar la documentació que es genera i es rep es basa precisament en el quadre de classificació.
Aquest quadre es basa en criteris funcionals i aplegarà tot el conjunt de la documentació generada per l’Ajuntament des de la seva creació. Les entrades antigues o que ja no es fan servir queden deshabilitades per als documents electrònics però en canvi es manté actiu per a la gestió de la totalitat de la documentació municipal.
Mentre no s’unifiquin els dos quadre us posem a l’abast els dos models:
- Quadre de classificació de 1996 a 2015.
- Quadre de classificació a partir de 2015 (només sèries vigents)